La disciplina sulla fatturazione elettronica: le regole tecniche dell’Agenzia delle Entrate

La Finanziaria 2008 ha stabilito che la fatturazione nei confronti delle amministrazioni dello Stato debba avvenire esclusivamente in forma elettronica attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). Tuttavia, a quattro anni dall’introduzione di questo nuovo metodo di fatturazione, le fatture scartate rappresentano ancora una quota considerevole. Di recente, la Legge di Bilancio 2018 è intervenuta in materia di fatturazione elettronica introducendo una disciplina la cui applicazione è stata in parte prorogata (D.L. 28 giugno 2018, n. 79) e successivamente abrogata (art. 1, comma 2, della Legge 9 agosto 2018, n. 96 in sede di conversione). In attuazione del nuovo quadro normativo l’Agenzia delle Entrate ha intrapreso una serie di iniziative fissando le relative regole tecniche, che hanno tuttavia destato serie perplessità da parte del Garante della Privacy, intervenuto con un proprio provvedimento lo scorso 15 novembre .

A dieci anni dalla Finanziaria che ha introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica nei confronti delle amministrazioni dello Stato, la Legge di Bilancio 2018 ha aggiornato la norma, prescrivendo (comma 411) che l’emissione, la trasmissione, la conservazione e l’archiviazione dei documenti attestanti l’ordinazione e l’esecuzione degli acquisti di beni e servizi siano effettuate in forma elettronica, e introducendo un nuovo obbligo di fatturazione elettronica per tutti i soggetti IVA a partire dal 1° gennaio 2019 (comma 909). Nello specifico, è previsto che siano emesse esclusivamente fatture elettroniche per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi, e le relative variazioni, effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato con esonero da tale obbligo per i soggetti che operano in regime di vantaggio e coloro che applicano il regime forfettario. L’emissione di fatture con modalità diverse da quella elettronica sarà considerata non valida e come tale sanzionata. Inoltre, è stata rinviata al 1° gennaio 2019 l’entrata in vigore dell’obbligo della fatturazione elettronica per le cessioni di carburante per autotrazione presso gli impianti stradali di distribuzione (art. 1, comma 1, lettera a), del D.L. 28 giugno 2018, n. 79, successivamente abrogato dall’articolo 1, comma 2, della Legge 9 agosto 2018, n. 96 in sede di conversione).

In vista dei nuovi adempimenti imposti dalla normativa vigente, l’Agenzia delle Entrate, con provvedimento prot. n. 89757/2018 e con la circolare n. 8/E del 30 aprile 2018 e, successivamente con la circolare n. 13/E del 2 luglio 2018, ha fissato le regole tecniche per l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche. Partendo dalla predisposizione e trasmissione della fattura elettronica, è previsto che i documenti possano essere generati con strumenti resi disponibili gratuitamente dall’Agenzia (una procedura web, una app e un software da installare su pc) o con software di mercato. Per quanto concerne, invece, la trasmissione, le fatture elettroniche potranno essere inviate, anche tramite intermediari, mediante posta elettronica certificata oppure utilizzando le stesse procedure web e app oppure, alternativamente, previo accreditamento al Sistema di Interscambio, tramite un “web service” o per mezzo di un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti (FTP). In caso di mancato superamento dei controlli su alcuni dati obbligatori della fattura, si prevede il recapito, entro 5 giorni, di una “ricevuta di scarto” del file al soggetto trasmittente sul medesimo canale con cui è stato inviato il file al Sistema di Interscambio.  Nel caso di esito positivo dei controlli, invece, il Sistema di Interscambio recapita la fattura elettronica al soggetto ricevente e in caso di esito positivo del recapito invia al soggetto trasmittente una “ricevuta di consegna” della fattura elettronica contenente anche l’informazione della data di ricezione da parte del destinatario (par. 3 del provvedimento prot. n. 89757/2018). Quanto riguarda invece la conservazione, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio gratuito di conservazione elettronica, conforme a quanto previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (Cad), che richiede la previa adesione, anche tramite intermediari, all’accordo di servizio pubblicato nell’area riservata del sito web della stessa Agenzia. Si prevede, inoltre, la mesa a disposizione, sempre da parte dell’Agenzia, di un servizio di ricerca, consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche emesse e ricevute all’interno di un’area riservata del sito. Il tutto, secondo modalità e protocolli tesi ad assicurare la sicurezza dei dati.

A poche settimane dall’entrata in vigore del nuovo strumento, è arrivato però lo scorso 15 novembre il provvedimento del Garante della privacy che ha messo in serio dubbio la compatibilità delle regole tecniche definite dall’Agenzia delle Entrate con la normativa in materia di protezione dei dati personali. In particolare, il Garante ha rilevato criticità in relazione a: a) il ruolo di “postino” ricoperto dall’Agenzia la quale, dopo aver recapitato le fatture attraverso il Sistema di Interscambio, archivierà ed utilizzerà i dati anche a fini di controllo accedendo ad informazioni ulteriori rispetto a quelle necessarie per finalità fiscali come ad es. le abitudini e le tipologie di consumo; b)la scelta della stessa Agenzia di mettere a disposizione sul proprio portale, senza richiesta dei consumatori, tutte le fatture digitali, anche per chi opterà per ricevere la fattura cartacea o digitale direttamente dal fornitore; c) il fatto che gli intermediari delegabili dal contribuente per la trasmissione, ricezione e conservazione delle fatture elettroniche operino per più imprese detenendo enormi quantità di dati; d) la mancata cifratura delle fatture elettroniche. A questo punto spetterà al Governo adeguare le regole tecniche per ottemperare alle indicazioni del Garante oppure contestare il provvedimento, con il rischio di incorrere in sanzioni potenzialmente elevate. Per la cronaca, è la prima volta che il Garante esercita il nuovo potere correttivo di avvertimento, attribuito dal Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali (GDPR), entrato in vigore lo scorso maggio.

Nel frattempo, il numero di fatture gestite dal Sistema di Interscambio è in crescita costante (+6,37% nel 2016 e +13,28% nel 2017): solo a maggio di quest’anno ne sono state ricevute più di 2,9 milioni. Nonostante questi risultati, a quattro anni dall’introduzione di questo nuovo metodo di fatturazione, i file scartati dalla piattaforma per errori del mittente risultano in numero considerevole: a maggio 2018 il 6,7% dei file inviati è stato scartato dal sistema.

L’errore più comune è anche il più banale: la maggior parte dei file (48,83%) è scartata perché non rispetta la forma corretta nella nomenclatura, che viene eliminata dal sistema prima ancora di essere associata al destinatario. Una volta superato il primo filtro, il file può essere ancora scartato per una difformità nel formato o per un errore nei codici identificativi di mittente e destinatario, cosa accaduta a più del 2% delle fatture inoltrate alle Aziende sanitarie e ospedaliere nei primi 5 mesi del 2018. Gli errori sono frutto anche di una scarsa specializzazione informatica.

Tenendo presente che l’obbligo di fatturazione elettronica sarà esteso a tutti gli operatori economici a partire dal 1° gennaio 2019, è importante che le aziende inizino a predisporre le necessarie procedure interne e a preparare il personale in modo da essere in grado di adempiere con tempestività e precisione alle nuove disposizioni.

L’introduzione della fatturazione elettronica da una parte impone alle aziende e ai professionisti una revisione delle logiche di gestione della fatturazione attiva e passiva e assicura economie di scala in grado di ridurre i costi e semplificare le procedure, consentendo, al contempo, alle autorità pubbliche di combattere il rischio di evasione.

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